Lavoro

MEF Circolare n.9 del 19 marzo 2021

Ministero dell’Economia e delle Finanze Circolare n.9 del 19 marzo 2021

OGGETTO: Nuovo Sistema InIt. Primo rilascio in esercizio di funzioni del nuovo sistema ERP della Ragioneria Generale dello Stato: contabilità economico-patrimoniale, contabilità economica analitica per centri di costo, gestione, registrazione e contabilizzazione dei documenti di costo.

Tempo di lettura stimato: 38 minuti

Premesse

1.1.   Il Programma InIt della RGS

Il programma InIt della Ragioneria generale dello Stato (RGS) è finalizzato a rendere disponibile alle amministrazioni pubbliche un unico sistema informatico integrato a supporto dei processi contabili.

Il sistema è concepito secondo la logica di tipo ERP (Enterprise Resource Planning) che si fonda su alcuni principali pilastri:

  • Unicità delle scritture contabili, che si realizza attraverso il principio di integrazione secondo cui una stessa informazione deve essere scritta una sola volta e resa disponibile a tutti gli ambienti e gli attori coinvolti
    • Automatismo delle scritture contabili, che si realizza – principalmente – attraverso la costruzione di anagrafiche centralizzate e più ricche di informazioni contabili che consentono di ridurre gli inserimenti manuali a carico dell’utente.

I sistemi ERP sono costituiti da un insieme di applicazioni informatiche in grado di gestire tutti i processi di una organizzazione – di tipo amministrativo, produttivo e finanziario – basandosi su una base di dati unica e sul concetto di integrità del dato. Tale logica, diffusasi inizialmente nel mondo privato a partire dagli anni ’90, si pone in maniera del tutto innovativa rispetto ai sistemi precedenti, che erano costituiti da sistemi applicativi verticali distinti che rendevano difficoltosa la fluidità dei processi critici e l’unicità delle informazioni rilevanti. Un ERP permette quindi di integrare tutta l’organizzazione e le sue funzioni: una determinata informazione inserita nel sistema in un certo momento viene resa disponibili a tutti gli attori e processi rilevanti.

Il nuovo sistema unico integrato – denominato InIt – sostituirà i molteplici applicativi attualmente messi a disposizione dalla RGS a supporto dei diversi processi contabili.

Il passaggio al nuovo sistema sarà graduale.

Attualmente è previsto un piano di quattro progressivi rilasci come illustrato nella Figura 1. Ogni rilascio è focalizzato su uno o più ambiti contabili e impatta sulle funzionalità degli attuali sistemi resi disponibili dalla RGS (detti sistemi legacy) che verranno progressivamente assorbiti dal nuovo sistema InIt.

Il primo rilascio – oggetto della presente circolare – andrà in esercizio il prossimo 15 aprile 2021 e riguarda la contabilità economico-patrimoniale e la contabilità economica analitica per centri di costo. È destinato ad assorbire le funzionalità del sistema Conteco e, in parte, del modulo Sicoge-Economico patrimoniale del sistema Sicoge; include la contabilità dei costi connessi all’acquisto di beni e dei servizi, ma non anche le funzionalità per la gestione fisica dei beni che sono invece oggetto del secondo rilascio (che pure avverrà entro il 2021).

Preme sottolineare che il progressivo rilascio di funzioni nel nuovo sistema InIt si accompagnerà anche con innovazioni di processo come è tipico dell’adozione di un sistema contabile integrato di tipo ERP. È il caso, ad esempio, dell’aggiornamento del piano dei conti integrato o dell’estensione dell’ambito della sperimentazione della contabilità economico-patrimoniale che accompagnano il primo rilascio, oggetto della presente circolare, e di cui si daranno maggiori dettagli nel prosieguo.

Fino al completamento di tutti i rilasci previsti dal programma InIt le attività connesse ai processi contabili si svolgeranno in parte sul nuovo sistema e in parte sui sistemi attuali. Questi ultimi verranno progressivamente dismessi.

È importante sottolineare fin da subito che, fino al Rilascio 3, tutta la gestione della contabilità finanziaria continuerà ad essere effettuata sugli attuali sistemi. In particolare, come verrà chiarito in seguito con maggiori dettagli, gli utenti che dovranno programmare la spesa, assumere impegni o disporre un pagamento, continueranno ad operare sul sistema Sicoge, mentre le registrazioni dei documenti contabili, siano essi fatture elettroniche o cartacee o note di variazione di credito o debito o altri documenti di costo cartacei, dovranno essere effettuate nel nuovo sistema, insieme a tutte le scritture in partita doppia legate alle operazioni di natura finanziaria e non. Verrà garantito in automatico il riallineamento delle informazioni sugli attuali sistemi (Sicoge).

Il sistema InIt inizialmente sarà in uso presso i Ministeri, per poi essere esteso alle Amministrazioni Autonome che attualmente utilizzano i sistemi informatici messi a disposizione dalla RGS

Successivamente sarà messo a disposizione delle altre amministrazioni pubbliche.

I progressivi rilasci del sistema InIt saranno accompagnati da apposite circolari della RGS e da altre iniziative di informazione.

Analogamente è previsto un piano di formazione continuo, erogato principalmente con l’ausilio della piattaforma Campus InIt appositamente allestita per il Programma InIt (cfr. più avanti il paragrafo 7).

1.2.   Contenuto della presente circolare

La presente circolare fornisce indicazioni metodologiche e operative per l’utilizzo delle prime funzionalità del nuovo sistema InIt messe in esercizio a partire dal prossimo 15 aprile 2021.

È corredata da una serie di note tecniche che forniscono elementi di approfondimento sia sugli aspetti metodologici sia su quelli operativi.

Il contenuto della circolare è schematicamente riepilogato nella successiva Tabella 1.

2  – Ambito del primo rilascio di funzioni del nuovo sistema InIt

2.1.  Perimetro della prima versione di InIt

Come anticipato nei paragrafi precedenti, la prima versione del sistema InIt riguarda esclusivamente le registrazioni di contabilità economico-patrimoniale e le rilevazioni della contabilità economica analitica dei costi.

2.2.  Richiamo all’adozione della contabilità economico patrimoniale nelle amministrazioni centrali dello Stato e alla sperimentazione dei primi due anni (2019 e 2020)

La legge n. 196 del 31 dicembre 2009, così come modificata dalle disposizioni emanate per il completamento della riforma del Bilancio dello Stato, ha disposto l’adozione da parte delle amministrazioni centrali dello Stato di:

  • “un sistema integrato di scritture contabili” (o contabilità integrata) “nell’ambito della gestione” attraverso l’affiancamento, a fini conoscitivi, della contabilità economico-patrimoniale alla preesistente contabilità finanziaria (art. 38-bis, comma 1 legge n. 196 del 2009);

L’adozione definitiva della contabilità integrata e del piano dei conti integrato è stata subordinata ad una sperimentazione triennale (Art. 38-sexies), disciplinata con il Decreto del Ministro dell’economia e delle finanze del 21 febbraio 2019, pubblicato nella G.U. Serie Generale n. 90 del 16 aprile 2019, che ne ha disposto l’avvio a partire dall’esercizio 2019, con una attuazione per fasi successive (art. 1 del citato D.M.).

L’articolo 7 del medesimo decreto ha stabilito, inoltre, che “con una o più circolari del Dipartimento della Ragioneria generale dello Stato saranno fornite specifiche indicazioni operative e istruzioni tecniche per l’attuazione della sperimentazione e per le verifiche che gli Uffici di controllo del sistema delle Ragionerie devono svolgere ai fini del corretto adempimento della stessa”.

Con la prima Circolare RGS del 23 aprile 2019 n. 12 e con l’allegata Nota Tecnica si sono date le istruzioni di carattere generale e tecnico-operative per il primo esercizio di sperimentazione (2019). Al paragrafo 5, tra l’altro, sono state illustrate le caratteristiche e il ruolo che riveste la contabilità economico- patrimoniale nelle amministrazioni centrali dello Stato, alle quali si rinvia integralmente.

Con la Circolare RGS del 24 dicembre 2019, n. 36 e l’allegata Nota Tecnica sono state date le istruzioni tecnico-operative per effettuare le scritture di chiusura della contabilità economico-patrimoniale per l’esercizio 2019 e per avviare la sperimentazione del secondo esercizio (2020).

2.3.  La sperimentazione della contabilità economico patrimoniale per il 2021 fino all’avvio del sistema InIt

Da ultimo, infine, è stata emanata la Circolare RGS del 13 gennaio 2021 n. 1, avente per oggetto le indicazioni relative al terzo esercizio di sperimentazione (2021) fino all’avvio del nuovo sistema informativo InIt, oltre alle indicazioni in merito all’avvenuto aggiornamento dei conti economici e patrimoniali del Piano dei conti integrato, per le quali si rinvia al successivo paragrafo 3.

Nel par. 5.2 della citata Circolare si è dato conto che la registrazione dei documenti contabili in contabilità economico-patrimoniale ed analitica fino all’avvio del nuovo sistema InIt (15 aprile 2021), che è oggetto della presente circolare, continua ad essere effettuata sul sistema Sicoge secondo le modalità precedentemente in uso, continuandosi ad applicare per la sperimentazione le indicazioni della citata Circolare RGS del 23 aprile 2019, n.12 e della allegata Nota Tecnica, con due sole novità operative per favorire la transizione dal sistema attuale al nuovo sistema InIt nel corso dell’esercizio 20211.

2.4.  La tenuta della contabilità finanziaria e la sperimentazione del modulo finanziario del piano dei conti integrato nel 2021

Il par. 5.1 della citata Circolare n. 1/2021 ha stabilito che le registrazioni di Contabilità Finanziaria per tutto l’esercizio 2021, anche dopo l’avvio del nuovo sistema InIt, continuano ad essere garantite dagli attuali sistemi della Ragioneria Generale dello Stato, sia per le spese sia per le entrate; per la sperimentazione dal lato della spesa, in particolare, si continuano ad applicare integralmente le indicazioni della citata Circolare RGS n.12/2019 e le voci del modulo finanziario del piano dei conti integrato (che non è stato modificato dal recente aggiornamento di cui al punto precedente).

2.5.  La sperimentazione della contabilità economico patrimoniale per il 2021 dopo l’avvio del sistema InIt: ampliamento del perimetro e gradualità di approccio

Come anticipato dal paragrafo 5.3 della citata Circolare n. 1/2021, dall’avvio del sistema InIt (15 aprile 2021) tutte le registrazioni di contabilità economico-patrimoniale ed analitica sono effettuate, anche ai fini della sperimentazione, sul nuovo sistema, dove saranno utilizzati esclusivamente i conti economici e patrimoniali aggiornati.

La stessa Circolare ha rinviato per le istruzioni e per le indicazioni circa un ulteriore ampliamento del perimetro della sperimentazione ad una successiva Circolare RGS: la presente.

L’ampliamento del perimetro della sperimentazione per le scritture di contabilità economico- patrimoniale riguarderà, in particolare, l’inclusione di operazioni precedentemente escluse:

  • le scritture dei costi di personale relativi al Cedolino Unico, che saranno generate automaticamente

a partire da informazioni provenienti dal sistema NoiPA

  • le scritture relative agli oneri per trasferimenti (Contributi in conto esercizio/in conto investimenti) erogati dallo Stato ad altre amministrazioni pubbliche, a famiglie, imprese, a organismi internazionali e Stati esteri saranno generate automaticamente a partire dai titoli di spesa emessi da Sicoge e trasmessi al nuovo sistema
  • le scritture relative alla gestione del debito pubblico (variazioni dello stock di debito e interessi sul debito corrisposti), che saranno ugualmente generate automaticamente a partire dai titoli di spesa emessi da Sicoge
    • le scritture relative alle variazioni di consistenza dei beni immobili dello Stato, che saranno gestite a partire da dati presenti sugli attuali sistemi RGS che a loro volta ricevono le informazioni dall’Agenzia Demanio
    • le scritture economico-patrimoniali relative alle entrate dello Stato (registrazione di proventi/ricavi, variazioni di crediti, incrementi di liquidità), che saranno generate in modalità automatica sul nuovo sistema a partire da flussi provenienti dall’attuale sistema RGS (il Sistema Informativo delle Entrate – SIE-, dove si registrano accertamenti, riscossioni e versamenti delle entrate statali).

L’ampliamento del perimetro della sperimentazione della contabilità economico-patrimoniale, che viene così a coprire la totalità delle operazioni comprese nell’ambito del Bilancio dello Stato, incluse le entrate, è attuato secondo un approccio graduale, in base al quale alcune scritture sono effettuate direttamente dall’operatore, mentre altre sono gestite dal nuovo sistema in modo automatico, del tutto trasparente e senza alcun intervento a carico degli operatori, a partire dalle scritture effettuate in contabilità finanziaria sui sistemi attuali.

A tale scopo è stato definito un modello delle operazioni contabili (che comprende sia la contabilità finanziaria sia quella economico-patrimoniale) valido esclusivamente per la prima versione del sistema InIt, che sarà aggiornato e adeguato con le successive versioni del sistema, recependo le evoluzioni e innovazioni che saranno nel frattempo apportate:

  • ai processi amministrativi, che potranno evolvere per essere resi maggiormente coerenti con le logiche di un sistema integrato e in un’ottica di maggiore efficienza
    • alle regole e ai principi contabili; come anticipato, i principi contabili applicati per la contabilità economico-patrimoniale, in considerazione del suo carattere sperimentale, non sono ancora stati emanati e quelli della contabilità finanziaria potranno essere oggetto di affinamenti ed ulteriori evoluzioni.

Il modello è indipendente dal contenuto del piano dei conti adottato e farà da guida nell’evoluzione del sistema e dei processi amministrativi.

Per maggiori indicazioni in merito all’approccio adottato per la contabilità economico-patrimoniale nel nuovo sistema InIt e al modello delle operazioni contabili definito per il primo rilascio, si rinvia alla unita Nota Tecnica n. 1 – APPROCCIO ADOTTATO PER LE CONTABILITA’ ECONOMICO-PATRIMONIALE ED ANALITICA NELLA PRIMA VERSIONE DEL SISTEMA INIT.

2.6.  Coesistenza con i sistemi legacy e recupero delle scritture contabili già effettuate nell’esercizio 2021

Come indicato nel precedente paragrafo 2.4, dopo l’avvio del sistema InIt e per tutto l’esercizio 2021 le operazioni relative alla contabilità finanziaria sia per l’entrata sa per la spesa continueranno ad essere gestite sugli attuali sistemi, con le medesime modalità, ivi inclusa la sperimentazione del modulo finanziario del piano dei conti, che non è stato modificato dal citato DM che ha aggiornato gli altri due moduli.

Restano altresì invariate le modalità operative relative alla gestione dei contratti/ordini.

Si sposta, invece, nel sistema contabile InIt l’operatività relativa alla gestione della fattura elettronica (ricezione, riconoscimento/rifiuto) e, in generale, la registrazione e la contabilizzazione dei documenti contabili, precedentemente gestiti sul sistema Sicoge, ivi inclusa la registrazione dei fatti rettificativi ad essi correlati (storni, giroconti contabili, chiusura ratei, risconti e fatture da ricevere) e ivi compresi i documenti gestiti in via cartacea.

A garantire l’integrità tra i processi di ciclo passivo gestiti su InIt e su Sicoge, sono stati implementati meccanismi di sincronizzazione automatica e condivisione di dati che permettono, in InIt, di registrare le scritture contabili dei documenti di costo imputando posizioni finanziare (impegni e capitoli/pg per contratto) precedentemente gestite su Sicoge e, su quest’ultimo, di associare contestualmente tali documenti ai relativi titoli di pagamento.

I titoli di pagamento, poi, una volta esitati e unitamente alle dichiarazioni di pagamento, sono comunicati elettronicamente al sistema InIt, nel quale sono automaticamente eseguite le scritture contabili di chiusura dei debiti ed uscita di tesoreria.

Con riferimento ai processi di gestione delle entrate, l’integrazione tra sistemi legacy (in questo caso il Sistema Informativo delle Entrate – SIE) e InIt è totalmente automatica e consentirà le registrazioni di contabilità economico-patrimoniale correlate alle fasi di riscossione e versamento senza intervento degli operatori sul sistema InIt.

Per garantire continuità e integrità delle scritture di contabilità economico-patrimoniale e di contabilità analitica relative all’esercizio 2021, i saldi delle operazioni effettuate sul sistema Sicoge nei primi mesi dell’anno saranno trasferiti con modalità del tutto automatica sul sistema InIt.

Anche in questo caso, per maggiori indicazioni sulla integrazione fra sistemi legacy e InIt nella prima versione, si rinvia alla unita Nota Tecnica n. 1.

2.7.  Contabilità economica analitica

Come noto, attraverso il sistema di contabilità economica analitica dei costi delle amministrazioni centrali dello Stato si formula il Budget dei costi per centri di costo, Missioni e programmi e si elabora il rendiconto analitico dei costi allegati rispettivamente al Bilancio e al Rendiconto Generale dello Stato (DLgs 279/97; art. 21 c.11 e art. 36 c.5 della legge n. 196/2009). Le rilevazioni di contabilità economica analitica sono anche di supporto ai sistemi di controllo di gestione dei ministeri di cui al Dlgs n. 286/1999.

Fino all’avvio del sistema InIt il Budget nelle sue diverse versioni (Budget triennale a Disegno di Legge di Bilancio, Budget triennale a Legge di Bilancio, Budget annuale rivisto) è stato formulato attraverso le funzionalità disponibili sul sistema Conteco, accessibile attraverso la home page del sito RGS.

Le registrazioni di contabilità economica analitica dei costi in gestione, inoltre, sono state assicurate dal sistema Sicoge (attribuzione del centro di costo alla registrazione dei documenti di costo) che trasmetteva le risultanze al sistema Conteco, dove si sono elaborati i rendiconti annuali di contabilità economica analitica.

A partire dal 15 aprile 2021:

  • i saldi dei costi registrati e attribuiti ai centri di costo sul sistema Sicoge fino a quella data sono trasferiti sul sistema InIt attraverso procedure automatiche
    • le registrazioni di contabilità economica analitica (attribuzione dei centri di costo a tutte le scritture che comportano la rilevazione di costi) sono effettuate dalla stessa data sul sistema InIt in modalità pienamente integrata con le registrazioni di contabilità economico-patrimoniale
  • il sistema Conteco viene dismesso e sostituito con apposite funzionalità del nuovo sistema InIt; tutti i successivi adempimenti, a partire dal Budget rivisto 2021, dal Budget per l’esercizio 2022 e per il triennio 2022-2024 e dal successivo Rendiconto analitico dei costi del 2021 saranno effettuati esclusivamente sul nuovo sistema InIt
    • come indicato nella citata Circolare n. 1/2021, a partire dalla fase di Budget rivisto 2021 il modulo economico del piano dei conti, aggiornato con Decreto del Ministro dell’economia e delle finanze, sostituisce integralmente il piano dei conti di cui alla Tabella B del decreto legislativo del 7 agosto 1997, n. 279; il piano dei conti aggiornato è già, peraltro, utilizzato nelle registrazioni di contabilità economica analitica in gestione fin dall’apertura dell’esercizio 2021 sul sistema Sicoge, sia pure in condivisione con il previgente piano dei conti, che sarà definitivamente abbandonato con l’avvio del sistema InIt.

Per le istruzioni operative relative alla formulazione del Budget rivisto 2021 e del Budget 2022-2024 tramite il nuovo sistema InIt, si rinvia alle successive Circolari RGS relative rispettivamente all’assestamento per l’esercizio 2021 e alle previsioni per l’esercizio 2022 e per il triennio 2022-2024.

3  – Principali innovazioni di processo introdotte con il primo rilascio

Di seguito si sintetizzano e si riepilogano le principali innovazioni introdotte con la prima versione del sistema InIt per quanto riguarda la contabilità economico-patrimoniale e la contabilità economica analitica.

3.1.  Nuovo Piano dei conti per la contabilità economico-patrimoniale ed analitica

L’articolo 5 del citato DPR del 12 novembre 2018, n. 140, che ha disciplinato il piano dei conti integrato delle Amministrazioni centrali dello Stato, ha disposto che eventuali aggiornamenti che incidono sui livelli di articolazione dei conti (ossia quelli che modificano l’articolazione gerarchica del conti definita dall’art. 3 del medesimo regolamento) sono adottati mediante modifiche al regolamento stesso, mentre le altre modifiche sono adottate con decreto del Ministro dell’economia e delle finanze, ai sensi dell’articolo 38-ter, comma 4, della legge n. 196 del 2009, anche a seguito degli esiti della sperimentazione di cui all’art. 38-sexies della legge n. 196 del 2009.

Come anticipato al precedente paragrafo 2.3, la citata Circolare RGS n. 1/2021 (paragrafi 1, 2 e 3) ha richiamato la relazione sugli esiti del primo anno di sperimentazione, predisposta dalla RGS e trasmessa alla Corte dei Conti ai sensi dell’art 6 del citato DM di sperimentazione e ha dato conto dell’avvenuto aggiornamento dei moduli economico e patrimoniale del Piano dei conti integrato con il citato Decreto del Ministero dell’Economia e delle finanze del 13 novembre 2020, che è entrato in vigore a partire dalle scritture di contabilità economico-patrimoniale relative all’esercizio 2021.

In base all’articolo 1 del decreto ministeriale, i conti del modulo economico e del modulo patrimoniale del Piano dei Conti integrato delle Amministrazioni centrali dello Stato di cui, rispettivamente, agli allegati 1.2 e 1.3 al citato DPR n. 140 del 2018, sono sostituiti dagli allegati 1.2 e 1.3 al decreto ministeriale a partire dall’apertura della gestione dell’esercizio 2021.

In base all’articolo 2 dello stesso decreto, i conti del modulo economico aggiornato sostituiscono integralmente anche il piano dei conti della contabilità analitica di cui alla Tabella B del Dlgs n. 279/97 per le scritture di contabilità analitiche in gestione per l’esercizio 2021 e, per quanto riguarda la formulazione del

Budget, a partire dal Budget rivisto del 2021 e dal Budget dei costi per l’esercizio 2022 e per il triennio 2022- 2024 che, come anticipato, si svolgeranno sulla nuova piattaforma InIt.

Questa disposizione, in particolare, intende favorire una maggiore integrazione e convergenza fra le rilevazioni di contabilità economico-patrimoniale e gli adempimenti connessi alla formulazione del Budget e del rendiconto analitico dei costi delle amministrazioni centrali dello Stato di cui rispettivamente all’art. 21, comma 11, lettera f) e all’art. 36, comma 5 della legge n. 196 del 2009.

In tal modo si viene ad attuare una importante semplificazione attraverso l’unificazione dei due piani dei conti in vigore per le rilevazioni di tipo economico.

A partire dal 15 aprile 2021, come anticipato, le scritture di contabilità economico-patrimoniali e di contabilità analitica sono effettuate interamente sulla piattaforma InIt, dove saranno prospettate unicamente le voci dei moduli economico o patrimoniale del piano dei conti integrato, aggiornati ai sensi del citato decreto del Ministro dell’Economia e delle finanze del 13 novembre 2020, senza più considerare le voci del piano dei conti finora adottato per la contabilità analitica di cui alla Tabella B del decreto legislativo del 7 agosto 1997, n. 279.

3.2.  Adozione delle scritture di contabilità economico-patrimoniale in partita doppia

Come illustrato nella citata Circolare RGS n. 12/2019, relativa al primo anno di sperimentazione, la contabilità economico-patrimoniale si avvale del metodo di registrazione in partita doppia, in base al quale ciascun evento contabilmente rilevante è esaminato sotto un duplice aspetto (c.d. principio dualistico della partita doppia):

  • aspetto economico, legato alla causa degli eventi gestionali e rappresentato dai ricavi/proventi e dai costi/oneri di esercizio, oppure dai cosiddetti costi pluriennali (immobilizzazioni), o ancora dai costi e ricavi di imputazione differita (risconti) o dalle variazioni del patrimonio netto;
    • aspetto numerario, legato alle modalità di regolazione degli eventi: è rappresentato da variazioni di liquidità (incassi e pagamenti), oppure dall’insorgere di crediti, di debiti o di altre forme di passività presunte (p. es. fondi rischi).

Le scritture in partita doppia, già adottate sul sistema Sicoge in via sperimentale ed in modo parziale fin dal 2012 (ne erano escluse, ad esempio, la rilevazione delle componenti economiche positive così come dei costi del personale derivanti dal cedolino unico), sono adottate integralmente sul sistema InIt per le rilevazioni di contabilità economico-patrimoniale e riguardano tutte le variazioni economiche e numerarie della gestione delle amministrazioni centrali dello Stato.

Il conto del piano dei conti rappresenta l’elemento per la registrazione dei valori economici e patrimoniali, è composto di due sezioni che, per una consolidata convenzione, si definiscono rispettivamente “DARE” e “AVERE”, nelle quali vengono annotati i valori e le variazioni di valore relative ad un oggetto al fine di definirne la grandezza ad un certo momento e di seguirne le variazioni:

  • Le variazioni numerarie positive (+liquidità, + crediti, -debiti) sono iscritte in DARE, quelle negative (-liquidità, -crediti, + debiti) in AVERE.
    • Le variazioni economiche negative (-ricavi/proventi, +costi) sono iscritte in DARE, quelle positive (+ricavi/proventi, -costi) sono iscritte in AVERE.

Con riferimento al Piano dei Conti Integrato di cui al citato DPR n. 140 del 2018:

  • i conti che accolgono le variazioni economiche relative ai ricavi/proventi e ai costi/oneri di esercizio sono inclusi nel modulo economico
    • tutti i conti che accolgono variazioni numerarie, più i conti che accolgono variazioni economiche diverse da costi e ricavi di esercizio sono inclusi nel modulo patrimoniale.

Di seguito un esempio di scrittura in partita doppia relativa alla registrazione di un costo per acquisto di un servizio di telefonia fissa per 10.000 € e del contestuale debito verso il fornitore, attraverso i conti del Piano dei Conti integrato

La differenza tra importi iscritti in “DARE” ed “AVERE” su ciascun conto al termine del periodo contabile prende il nome di “saldo” e viene calcolata per eccedenza. I saldi dei singoli conti accesi nel sistema di contabilità economico-patrimoniale concorrono quindi alla determinazione del risultato economico e della situazione patrimoniale.

Le scritture contabili in partita doppia sono sempre “bilanciate”, nel senso che all’atto della registrazione, il valore iscritto in “dare” su uno o più conti, trova sempre corrispondenza nella somma dei valori iscritti in “avere” su uno o più conti. Le scritture doppie sono quindi caratterizzate dalla costante uguaglianza tra i valori posti in due serie di conti di diverso oggetto.

3.3.  Centralizzazione dell’anagrafica beneficiari/fornitori con arricchimento del corredo informativo per consentire di automatizzare scritture in partita doppia

Nel nuovo sistema InIt è stata introdotta una gestione centralizzata delle anagrafiche dei beneficiari di pagamento/fornitori delle amministrazioni centrali dello Stato, che gli operatori del sistema InIt potranno visualizzare per la registrazione dei documenti di costo, ma non potranno direttamente modificare.

Tale cambiamento è connesso ad una caratteristica strutturale dei sistemi ERP per cui, in generale, le anagrafiche sono dotate di un importante corredo informativo di tipo contabile finalizzato ad abilitare automatismi nella determinazione delle scritture contabili.

Sotto questo profilo, l’Anagrafica dei Beneficiari non fa eccezione: i dati raccolti per ogni beneficiario non sono soltanto quelli anagrafici propriamente detti (es. ragione sociale, codice fiscale, partita IVA, etc), ma riguardano anche aspetti contabili funzionali alla tenuta delle scritture (es. regime fiscale).

La gestione centralizzata e strutturata di questa importantissima anagrafica automatizza e velocizza le scritture di contabilità economico-patrimoniale collegate ai costi e ai debiti nei confronti di terzi e, al tempo stesso, evita ridondanze e duplicazioni, garantendo così uniformità e trasparenza.

Le modalità di creazione, modifica, cancellazione, blocco o sblocco di una anagrafica beneficiario sono descritte nella unita Nota Tecnica n. 3 – GESTIONE DELLE ANAGRAFICHE BENEFICIARIO, alla quale si rinvia.

3.4.  Introduzione della gestione delle Opere in corso

Al fine di procedere verso l’adozione di una contabilità economico-patrimoniale completa, è stata introdotta nel nuovo sistema una gestione contabile specifica per le Opere in Corso (o Immobilizzazioni in corso o Lavori in Corso – LIC-, come sono denominate nel nuovo sistema InIt), che rappresentano le spese sostenute nell’esercizio per la realizzazione di cespiti da parte dell’amministrazione (beni ad utilizzo pluriennale di tipo materiale – es. edifici – o immateriale – es. software applicativo) che al termine dell’esercizio non sono ancora completati e non sono pronti all’uso oppure per la realizzazione di opere di manutenzione straordinaria su cespiti esistenti che non sono ancora completate a fine esercizio. Per queste operazioni è necessario un trattamento contabile ad hoc, in quanto i costi sostenuti per la realizzazione di opere in corso non possono, fino al loro completamento, generare ammortamenti né possono essere iscritte nell’attivo patrimoniale tra le immobilizzazioni in uso.

Per il primo rilascio del sistema InIt è stato definito per le Opere in corso un processo e un trattamento contabile in linea con le migliori pratiche contabili, per il quale si rinvia alla Nota Tecnica 2 – LE PRINCIPALI FUNZIONI DEL NUOVO SISTEMA INIT – oltre che al materiale informativo presente sulla piattaforma Campus InIt.

4  – Principali funzioni del nuovo sistema InIt

Come anticipato, la prima versione del sistema InIt riguarda esclusivamente le registrazioni di contabilità economico-patrimoniale e le rilevazioni della contabilità economica analitica dei costi.

Di seguito si elencano sinteticamente le funzioni che saranno disponibili nella prima versione del sistema InIt, rinviando per una loro illustrazione più dettagliata ed esaustiva alla unita Nota Tecnica n. 2, oltre che al materiale formativo disponibile sulla piattaforma Campus InIt (cfr. successivo paragrafo 6).

Come anticipato nel precedente paragrafo 2 della presente circolare e illustrato in dettaglio nella stessa Nota Tecnica n.2, non tutte le funzioni sono in carico agli operatori delle amministrazioni: alcune sono interamente in carico alla RGS, per altre – anche al fine di favorire l’introduzione graduale del nuovo applicativo – il sistema provvede in modo totalmente automatico.

Elenco delle funzioni rilasciate con la prima versione del nuovo sistema InIt:

  • Gestione delle anagrafiche di contabilità generale:
    • Piano dei Conti economico-patrimoniale a normativa vigente (par. 3.1)
    • struttura dei prospetti di bilancio di tipo economico-patrimoniale (Stato Patrimoniale e Conto Economico), che replica la struttura e la gerarchia del Piano dei Conti; a tale proposito, considerato il carattere sperimentale della Contabilità economico-patrimoniale, non è al momento prevista la pubblicazione a fine esercizio di tali prospetti in sede di elaborazione del Rendiconto Generale dello Stato
    • anagrafica dei debitori dello Stato, che nella prima versione del sistema InIt è semplificata ed è costruita in modo aggregato sulla base dei conti di credito del piano dei conti
  • Registrazioni di scritture contabili esclusivamente in contabilità economico-patrimoniale (es. registrazioni per imputazioni in prima nota di scritture tipiche della sola contabilità generale tramite le quali è possibile ad esempio effettuare imputazioni a fondi e/o riserve, scritture di assestamento e di chiusura della contabilità economico-patrimoniale)
  • Gestione scritture automatiche di costi e riduzione di liquidità a partire dai titoli di pagamento trasmessi dal sistema legacy Sicoge al nuovo sistema InIt; riguardano esclusivamente titoli di pagamento di contabilità finanziaria in stato definitivo non correlati ai documenti di costo gestiti nella contabilità Beneficiari (Debito pubblico, Trasferimenti, e altre operazioni, cfr. par. 2.5)
  • Gestione scritture automatiche generate da riscossioni e versamenti di entrate dello Stato relative alle entrate dello Stato (registrazione di proventi/ricavi, variazioni di crediti, incrementi di liquidità) trasmessi dal sistema legacy SIE al nuovo sistema InIt (cfr. par. 2.5)
  • Gestione scritture automatiche di costo di personale da cedolino unico generate dai dati trasmessi dal sistema NoiPA al nuovo sistema InIt (cfr. par. 2.5)
  • Gestione dell’anagrafica Beneficiari/fornitori centralizzata (cfr. Nota Tecnica n.3)
  • Ricezione, accettazione/rifiuto di un documento di costo, sia quelli elettronici trasmessi dai Beneficiari (fornitori) per il tramite del Sistema di Interscambio (SDI) e ricevuti nel nuovo sistema InIt, sia quelli cartacei, acquisiti direttamente dagli operatori sul nuovo sistema
  • Gestione delle eventuali eccezioni: Trasferimento, Chiusura e Blocco di documenti di costo
  • Contabilizzazione dei documenti di costo
  • Rettifiche contabili di storno di documenti di costo contabilizzati e non ancora pagati e di giroconto di documenti già contabilizzati e pagati
  • Gestione, Chiusura e abbinamento di Ratei passivi e Fatture da ricevere
  • Contabilità Cespiti (Operazioni contabili relative agli immobili)
  • Gestione dell’anagrafica dei cespiti
  • Gestione di eventi contabili modificativi del valore del cespite (rivalutazione, svalutazione, manutenzioni straordinarie, dismissione)
  • Gestione delle operazioni di ammortamento
  • Gestione delle Opere in corso (LIC)
  • Funzioni di Contabilità analitica:
    • gestione dei centri di costo
    • gestione delle scritture di contabilità analitica integrate con quelle di contabilità economico- patrimoniale (attribuzione dei centri di costo all’atto della registrazione di costi)
    • gestione dei giroconti massivi di contabilità analitica (per correggere in modo centralizzato errate o improprie attribuzioni di costi a centri di costo).

5  – Punto unico di accesso

Il nuovo sistema InIt si inserisce in un ecosistema applicativo articolato.

Questo ecosistema include innanzi tutto, oltre al sistema InIt, una serie di componenti appositamente allestite a supporto del Programma InIt ossia:

  • La piattaforma dedicata all’erogazione dei servizi di assistenza (cfr. paragrafo 7 e Nota tecnica n. 5)
  • La piattaforma Campus InIt dedicata alle attività di formazione (cfr. paragrafo 7 e Nota tecnica n. 6).
  • L’applicativo InitUser per la gestione e creazione delle utenze da parte dei Gestori delle Utenze (cfr. paragrafo 6 e Nota tecnica n. 4)

Inoltre, data la gradualità con cui il sistema InIt sarà implementato, inizialmente e fino al completamento

del programma l’ecosistema comprende anche i sistemi legacy attualmente in uso.

Il sistema InIt è accessibile al link https:\\init.rgs.mef.gov.it mediante le credenziali di accesso al sistema di autenticazione del MEF, come riportato nella Nota tecnica n. 5.

A tale link si può accedere dalla home page del sito RGS (https://www.rgs.mef.gov.it/VERSIONE- I/home.html) à sezione E-Government à Amministrazioni centrali à Sistema InIt (https://www.rgs.mef.gov.it/VERSIONE-I/e_government/amministrazioni_centrali/inIt/).

Effettuato l’accesso, l’utente si trova nella “scrivania InIt”, composta di “tile” raggruppati in “cataloghi” (vedi fig. 2).

Figura 2 – Scrivania InIt, tile di accesso alle funzioni

Selezionando l’opportuno tile, l’utente, secondo le proprie abilitazioni di accesso, può:

  • fruire delle diverse funzionalità di InIt (anche dette “transazioni” a cui si accede da apposite “tile”),
    • accedere ai sistemi legacy a cui l’utente è abilitato (catalogo sistemi esterni, vedi fig. 3.)
    • accedere alla piattaforma di e-learning Campus InIt, richiedere assistenza, gestire e creare utenze, se abilitato (catalogo utilità, vedi fig. 3).

Figura 3 – Accesso ai sistemi esterni (Sicoge), all’assistenza e alla piattaforma Campus InIt (Moodle)

6  Utenze e profili

La piattaforma InIt è dotata di un sistema centralizzato di autenticazione e prevede l’accesso nominale degli utenti, garantendo, attraverso la profilatura di tutti i soggetti che vi operano, affidabilità e sicurezza per le operazioni effettuate.

Gli utenti che hanno ricevuto tramite PEC le credenziali per accedere al sistema InIt dovranno procedere come descritto nella Nota tecnica N. 5, paragrafo 2. Per richiedere chiarimenti o supporto relativamente alle utenze per il programma InIt, occorre scrivere alla casella init.utenze@mef.gov.it.

La diversificazione delle attività svolte dai singoli utenti determina l’assegnazione di specifiche tipologie di profilo. La tabella seguente riporta i profili previsti per l’avvio della piattaforma InIt e una breve descrizione delle caratteristiche principali.

Ulteriori profili da associare agli utenti per l’uso delle funzionalità relative ai Cespiti e alla Contabilità Generale saranno comunicati successivamente, in prossimità della attivazione delle funzioni sul sistema InIt.

Le utenze per i profili “Documento contabile Beneficiario” e “Reporting” previste per il primo avvio, sono state generate a partire da quanto rilevato dal sistema Sicoge. Ogni utente del sistema InIt è stato associato a uno o più profili in base alle caratteristiche dell’utenza con la quale accede al suddetto sistema.

Gli utenti provenienti dal Sistema Sicoge sono associati al profilo “Contabilità Beneficiari – Documento Contabile Beneficiario – AC” se in Sicoge sono utenti dell’Amministrazione Centrale, mentre sono associati al profilo “Contabilità Beneficiari – Documento Contabile Beneficiario – FD” se sono utenti Funzionari Delegati.

Il profilo di Contabilità Analitica – Reporting è associato agli utenti che in Sicoge sono abilitati alle funzioni di contabilità economica analitica.

Ogni Amministrazione ha individuato e comunicato alla RGS, almeno un referente delle utenze, di seguito chiamato “Gestore delle Utenze”, che ha la responsabilità di creare e gestire gli utenti nell’applicazione InIt, e associarli ai profili, secondo il processo descritto nella unita Nota Tecnica n.4 – CREAZIONE E

MODIFICA DI UN’UTENZA.

Nel caso in cui l’Amministrazione abbia la necessità di modificare o integrare i nominativi dei “Gestori delle Utenze” già comunicati, deve scrivere alla casella init.utenze@mef.gov.it dalla quale verrà presa in carico la richiesta, sottoponendola all’ufficio RGS responsabile (cfr. successivo paragrafo 8).

7  – Formazione e assistenza

  • 7.1.  Premessa – approccio alla formazione

Le attività di formazione supporteranno l’intero Programma InIt nel corso dei progressivi rilasci e a regime.

Per ogni versione del sistema InIt che sarà rilasciata è previsto un piano formativo e di accompagnamento, che guiderà tutti gli utenti del sistema InIt nella comprensione di modelli, processi e nell’apprendimento di nuove transazioni, per consentire di agire nel loro ruolo in piena consapevolezza e autonomia.

Le caratteristiche principali dei suddetti piani sono:

  • Modalità digitale, le azioni sia di formazione sia di supporto vengono erogate principalmente attraverso piattaforme on-line dedicate alla popolazione InIt: Campus InIt come piattaforma e- learning, e una piattaforma di CRM per il supporto e l’assistenza;
    • Contenuti dedicati all’utenza, con la progettazione di percorsi formativi sulla base delle esigenze dei ruoli che agiranno nel sistema InIt;
    • Non obbligatorietà della formazione: i piani formativi sono resi pienamente disponibili a tutti gli utenti ma non prevedono obbligatorietà della fruizione e del superamento di livelli minimi di apprendimento. Il processo di apprendimento è autonomo e libero;
    • Prossimità con l’utenza, attraverso il coinvolgimento di risorse appartenenti alle diverse Amministrazioni che avranno il ruolo di facilitare la diffusione di informazioni, l’apprendimento e il supporto all’utenza (Presidi InIt).

Un elemento distintivo del programma InIt è la pre-condivisione con gli utenti degli aspetti che riguardano la realizzazione e l’uso del nuovo sistema InIt. A tal fine sono state individuate alcune importanti figure di riferimento che possano fungere da interlocutore diretto con la RGS per le varie questioni rilevanti:

  • REFERENTI INIT figure strategiche delle varie Amministrazioni con un ruolo chiave a due vie. Verso la Ragioneria Generale dello Stato: per facilitare la comprensione dei bisogni delle relative Amministrazioni. Verso le proprie Amministrazioni: per supportare la diffusione di novità e informazioni e la loro comprensione. I Referenti InIt rappresentano la propria amministrazione (non solo il proprio ufficio di appartenenza) per gli aspetti di realizzazione ed utilizzo del nuovo sistema InIt, fungendo quindi da intermediario tra il Programma e gli utenti.
    • GESTORI DELLE UTENZE che presso ogni Amministrazione interessata dal Programma InIt sono responsabili in via esclusiva della gestione delle utenze e della relativa profilatura.
    • REFERENTI INFORMATICI che veicolano i requisiti hardware e software delle postazioni e di connettività verso le strutture informatiche delle varie Amministrazioni, ai quali rivolgersi per gestire, in collaborazione con le strutture tecniche infrastrutturali delle diverse PA la configurazione delle postazioni di lavoro, gli aspetti infrastrutturali quali Proxy e Firewall e la banda di connettività.

Oltre all’interlocuzione diretta con queste figure, la filosofia della pre-condivisione viene messa in atto anche mediante altre modalità quali il confronto con esperti delle amministrazioni consultati in qualità di Competence leaders in materia di processi contabili e la partecipazione diretta di rappresentanti delle amministrazioni nei team di lavoro, in qualità di Key-users o beneficiari del futuro sistema.

7.1.1   La formazione: strumenti e percorsi formativi

Le attività di formazione sono destinate principalmente agli utenti interessati dalle nuove procedure, ai soggetti che, all’interno delle Amministrazioni, saranno abilitati a eseguire operazioni sul Sistema InIt.

Lo strumento principale ed integrato da cui fruire la gran parte delle attività formative è la piattaforma Campus InIt, alla quale gli utenti InIt potranno accedere attraverso le credenziali di accesso. In Campus InIt vengono caricati tutti i percorsi formativi creati sulla base dei perimetri d’intervento di ogni Rilascio e sono previsti quattro macro-ambiti d’intervento, i primi due trasversali a tutti i Rilasci e a tutte le popolazioni target, e gli ultimi due dedicati ai singoli ruoli afferenti al nuovo sistema InIt:

  • Il contesto istituzionale;
    • L’impianto del nuovo sistema ERP;
    • I nuovi processi;
    • Le transazioni del nuovo sistema.

Esistono tre diverse tipologie di percorsi formativi:

  • Cross: dedicati a tutte le popolazioni target e coprono i primi due macro-ambiti d’intervento (Il contesto istituzionale e l’impianto del nuovo sistema ERP). Non prevedono i test di apprendimento finale.
  • Per te: percorsi a cui gli utenti vengono indirizzati automaticamente a seconda del/dei ruolo/ruoli che ricoprono nel sistema InIt e per cui sono stati profilati. Qui gli utenti si possono formare sui nuovi processi e relative nuove funzionalità da utilizzare per svolgere le loro attività. Prevedono un test di apprendimento finale non obbligatorio per arrivare al completamento del percorso.
  • Altri percorsi: l’accesso a tutti i percorsi formativi di cui è composto il piano è lasciato libero agli utenti a prescindere dal ruolo che ricoprono a sistema. In questo caso non saranno chiamati a svolgere un test di apprendimento di fine percorso per completare la fruizione del percorso.

I percorsi sono composti dai seguenti oggetti formativi:

  • WBT (Web Based Training) di processo: moduli formativi digitali composti da contenuti diversi (Audio, video e grafica ecc.), prodotti con il supporto diretto dei diversi esperti InIt. Sono erogati in modalità asincrona e sempre accessibili sulla piattaforma. Si distinguono fondamentalmente due tipologie di WBT:
    • WBT di processo: sono concepiti per illustrare i nuovi processi che saranno applicati con il sistema InIt, la loro dura varia tra i 10’ e i 30’ca.
    • WBT di transazione: sono brevi video esemplificativi dell’utilizzo delle diverse transazioni a sistema, riproducono esattamente l’operatività del sistema. Hanno durata variabile tra i 5’ e i 10’ca.
  • Video pillole: mini-video utilizzati per lanciare messaggi chiave e dare informazioni.
  • Video lezioni: sessioni formative registrate realizzate da esperti della materia, della durata di 15/20’ ca.

All’interno di Campus InIt sono inoltre presenti numerosi strumenti che supportano e completano l’esperienza formativa digitale degli utenti:

  • Biblioteca digitale: ambiente dove sono consultabili materiali di approfondimento sulle diverse tematiche relative al Programma InIt.
  • News: area dove vengono pubblicate le principali notizie in merito ai principali eventi del Programma InIt, ai singoli Rilasci, alle attività formative,
  • FAQ: sezione dove trovare risposte veloci alle domande più frequenti poste dagli utenti su Campus InIt.
  • Glossario Raccolta di vocaboli frequenti e specifici al Programma InIt, accompagnati ognuno dalla spiegazione del significato o da altre osservazioni.
  • Norme: sezione che raccoglie le principali normative relative ai contenuti dei percorsi formativi, in particolare ai nuovi processi, dove l’utente può approfondirne la conoscenza anche attraverso link ad ambienti esterni a Campus InIt.
  • Big Blue Button: strumento per l’erogazione di aule virtuali (20 discenti massimo con alta interazione tra partecipanti e docenti) e webinar (fino a 80 discenti con limitata interazione tra partecipanti e docenti) con il supporto di una lavagna digitale, possibilità di lanciare survey e utilizzo di ulteriori strumenti d’interazione digitale.

Gli utenti potranno accedere alla piattaforma di formazione Campus InIt attraverso il link http://elearninginit.mef.gov.it con l’utenza in loro possesso. Sarà inoltre possibile accedere a Campus InIt dalla scrivania InIt attraverso apposita tile.

Per maggiori istruzioni sull’accesso alla piattaforma InIt e ai percorsi formativi ivi disponibili per i diversi profili utente si rinvia alla Nota tecnica n. 6. – FORMAZIONE.

Per la gestione delle utenze si rimanda alla Nota tecnica n. 4. – CREAZIONE E MODIFICA DI UN’UTENZA.

Per richiedere chiarimenti o supporto relativamente alle utenze, sarà inoltre possibile scrivere alla casella init.utenze@mef.gov.it.

7.2.  Servizi di assistenza

Per supportare al meglio gli utenti del programma InIt nell’utilizzo delle nuove funzionalità il servizio di assistenza è stato organizzato secondo un modello articolato che prevede l’interazione degli utenti con le figure che esprimono le diverse competenze atte a soddisfare le esigenze espresse.

Il servizio di assistenza è basato su un prodotto di CRM (Customer Relationship Management) che permette di gestire in modo integrato ed efficiente tutte le segnalazioni, di consentire all’utente di seguire l’iter delle segnalazioni e di disporre di strumenti di monitoraggio per una puntuale analisi delle segnalazioni stesse.

7.2.1 Le risorse di supporto ed i canali di accesso

Il nucleo centrale del supporto è rappresentato dalle risorse specializzate sui vari moduli del nuovo sistema InIt in grado di analizzare le problematiche applicative e di processo segnalate ed eventualmente indirizzare le richieste ai gruppi dedicati alla risoluzione delle segnalazioni.

Sono gestite attraverso il sistema CRM anche le richieste di intervento sull’anagrafe dei beneficiari (vedi Nota Tecnica N.3) e quelle relative alla gestione di ruoli e profili (vedi Nota Tecnica N.4).

Per poter inoltrare al servizio di assistenza le proprie segnalazioni (ticket) l’utente di InIt deve compilare una webform disponibile sulla scrivania InIt del sistema. L’utente accedendo al catalogo “Utilità”, troverà la tile “Assistenza” in cui potrà richiedere supporto compilando l’apposita webform.

L’utente avrà riscontro della segnalazione via mail ed eventualmente potrà essere ricontattato telefonicamente nel caso fossero necessarie ulteriori informazioni.

Di seguito una schematizzazione degli strumenti di supporto agli utenti.

Gli Utenti potranno far riferimento ai Presidi, come descritti nel paragrafo 7.1, nel qual caso questi ultimi potranno usare i canali di supporto per richieder assistenza. In particolare, il Gestore delle Utenze, tramite la webform potrà proporre la creazione di nuovi profili utente che saranno valutati dagli uffici preposti.

Per i Referenti InIt, inoltre, sono previste delle sessioni con gli specialisti in aule virtuali a richiesta.

Per una più dettagliata descrizione del processo di gestione delle richieste di assistenza, vedi Nota tecnica n. 5. – ASSISTENZA E RELATIVE PROCEDURE DI ATTIVAZIONE.

8  – Uffici RGS di riferimento

Il passaggio da una molteplicità di sistemi ad un unico sistema integrato comporta una riconfigurazione delle responsabilità presso gli uffici RGS. Inizialmente – e per il periodo di convivenza tra il sistema InIt e i sistemi legacy – restano immutate le responsabilità attuali sui sistemi legacy, mentre le responsabilità sul nuovo sistema sono distribuite per centri di competenza.

Di seguito sono riportati gli uffici della RGS di riferimento per il nuovo sistema InIt:

9  – Calendario

Per poter mettere in esercizio il primo rilascio di funzioni del nuovo sistema InIt è necessario chiudere temporaneamente, secondo il calendario di seguito riportato, una serie di funzionalità degli attuali applicativi coinvolti.

Dal 27 al 31 marzo tutte le funzionalità di Sicoge relative alla contabilità economico-patrimoniale resteranno chiuse.

Nello stesso periodo, in relazione alle funzionalità di contabilità finanziaria:

  • Per i funzionari delegati, non saranno attive le funzionalità di inserimento, rettifica e annullamento degli ODP da documento contabile;
  • Per gli altri operatori, tutte le funzionalità saranno sempre disponibili.

A partire dal 1 aprile 2021 verranno riabilitate solo le seguenti funzioni presenti nei rispettivi menù:

  • Anagrafiche: interrogazione dello storico dei centri di costo
  • Cespiti: interrogazione dello storico dell’anagrafica cespiti
  • Contabilità Analitica: interrogazioni dello storico dei consuntivi di analitica e quello dei titoli legati al “primo livello del piano dei conti”
  • Operazioni di gestione (documenti di costo elettronici e cartacei)
    • interrogazioni e stampe, storiche e correnti (registro fatture, Indice di tempestività, Report del debito, dettaglio documento contabile, interrogazioni IVA, interrogazioni ritenute)
    • rettifica finanziaria e rettifica IVA in accumulo
    • gestione dello scadenzario
    • gestione della sospensione dei termini di pagamento
    • gestione delle dichiarazioni di pagamento
  • associazione fattura a nota di credito (con esclusivo effetto di escludere la prospettazione dei documenti in fase di emissione degli ordinativi di spesa)
    • gestione dell’associazione ufficio IPA a ufficio Sicoge
  • Integrazione e rettifica: interrogazione delle fatture da ricevere, ratei, risconti e della capitalizzazione dei costi relative agli anni pregressi.

Dall’1 al 7 aprile 2021 verrà riaperta su Sicoge la funzionalità di Verifica del documento contabile per fornire alle amministrazioni una finestra temporale per svolgere le operazioni di accettazione o rifiuto delle fatture elettroniche. Nello stesso periodo verranno riattivate le notifiche di decorrenza termine comunicate dal Sistema di Interscambio (SDI).

Dall’8 aprile 2021 anche la funzione di Verifica del documento contabile ed il colloquio con SDI verranno definitivamente disabilitate in Sicoge per essere riabilitate su InIt a partire dal 15 Aprile 2021.

A partire dal 15 Aprile 2021 le funzionalità della contabilità economico-patrimoniale e analitica saranno progressivamente disponibili sul sistema InIt, secondo il calendario riportato nella Tabella 3 (saranno date apposite comunicazioni agli utenti).

Si sottolinea che per visualizzare i documenti di costo contabilizzati su Sicoge prima del 27 marzo sarà sempre possibile accedere al sistema Sicoge.

***

Come evidenziato in precedenza, nella presente Circolare si fa rinvio alle Note tecniche a corredo della stessa, per approfondimenti e istruzioni operative. A seguire si fornisce un’elencazione delle note tecniche, unitamente ai principali contenuti di ciascuna di esse.

Nota tecnica n. 1. – APPROCCIO ADOTTATO PER LE CONTABILITA’ ECONOMICO- PATRIMONIALE ED ANALITICA NELLA PRIMA VERSIONE DEL SISTEMA INIT – Fornisce una descrizione del modello di scritture in contabilità economico–patrimoniale distinguendo le transazioni per le quali le scritture sono effettuate direttamente dall’operatore da quelle per le quali, nella prima versione del sistema InIt, le scritture sono effettuate in automatico a partire dalle scritture di contabilità finanziaria effettuate sui sistemi legacy.

Nota tecnica n. 2. – LE PRINCIPALI FUNZIONI DEL NUOVO SISTEMA INIT – Fornisce una descrizione operativa delle principali funzioni del nuovo sistema, rinviando, per ulteriori dettagli e approfondimenti, ai percorsi formativi messi a disposizione sulla piattaforma Campus InIt (https://elearninginit.mef.gov.it/).

Nota tecnica n. 3. – CREAZIONE E MODIFICA DI ANAGRAFICHE BENEFICIARI – Fornisce istruzioni sul processo da seguire per la creazione e modifica di una anagrafica beneficiari dal momento che sul nuovo sistema InIt il modello di gestione di tali anagrafiche è centralizzato.

Nota tecnica n. 4. – CREAZIONE E MODIFICA DI UN’UTENZA – Fornisce istruzioni sul processo da seguire per la creazione e modifica di una utenza del nuovo sistema InIt.

Nota tecnica n. 5.ASSISTENZA E RELATIVE PROCEDURE DI ATTIVAZIONE – Fornisce istruzioni sui canali di assistenza attivabili da parte dell’utente e sui relativi strumenti e procedure.

Nota tecnica n. 6. – FORMAZIONE – Fornisce istruzioni sull’accesso alla piattaforma InIt e ai percorsi formativi ivi disponibili per i diversi profili utente.

***

Il Ragioniere Generale dello Stato


1 Per la registrazione delle fatture relative all’acquisto di beni è richiesta l’indicazione del codice consegnatario, per quelle relative ad Opere in corso è richiesta l’indicazione del tipo di Opera in corso.


Intro

Il programma InIt della Ragioneria generale dello Stato (RGS) è finalizzato a rendere disponibile alle amministrazioni pubbliche un unico sistema informatico integrato a supporto dei processi contabili.

Il sistema è concepito secondo la logica di tipo ERP (Enterprise Resource Planning) che si fonda su alcuni principali pilastri:

  • Unicità delle scritture contabili, che si realizza attraverso il principio di integrazione secondo cui una stessa informazione deve essere scritta una sola volta e resa disponibile a tutti gli ambienti e gli attori coinvolti
  • Automatismo delle scritture contabili, che si realizza – principalmente – attraverso la costruzione di anagrafiche centralizzate e più ricche di informazioni contabili che consentono di ridurre gli inserimenti manuali a carico dell’utente.

Il nuovo sistema unico integrato – denominato Sistema InIt – sostituirà i molteplici applicativi attualmente messi a disposizione dalla RGS a supporto dei diversi processi contabili.

Il passaggio al nuovo sistema sarà graduale e avverrà mediante un piano di progressivi rilasci

Il primo rilascio, in esercizio dal 15 aprile 2021, riguarda la contabilità economico-patrimoniale e la contabilità economica analitica per centri di costo. È destinato ad assorbire le funzionalità del sistema Conteco e, in parte, del modulo Sicoge-Economico patrimoniale del sistema Sicoge; include la contabilità dei costi connessi all’acquisto di beni e dei servizi, ma non anche le funzionalità per la gestione fisica dei beni che sono invece oggetto del secondo rilascio (in esercizio entro il 2021). 

I successivi rilasci assorbiranno progressivamente le funzionalità degli altri sistemi messi a disposizione dalla RGS. 

I progressivi rilasci sono accompagnati da apposite circolari e comunicazioni della RGS. 

Gli utenti sono supportati con percorsi formativi fruibili attraverso l’apposita piattaforma Campus InIt,


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