Allegato 1 Circolare INPS n.44 del 15/03/2021
Circolare INPS n.44 del 15/03/2021
Allegato 1
DISPOSIZIONE IN MATERIA DI PROTEZIONE E TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
Gli intermediari, in osservanza dei canoni di liceità, correttezza e trasparenza, limitazione della finalità, minimizzazione dei dati, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza, di cui all’articolo 5 del Regolamento (UE) 2016/679, utilizzano le informazioni acquisite esclusivamente per le finalità del servizio di rilascio delle Certificazioni Uniche agli utenti, nel rispetto della normativa vigente, anche in materia di consultazione delle banche dati, osservando le misure di sicurezza e i vincoli di riservatezza a tal fine previsti dall’INPS in linea con le disposizioni di cui al citato Regolamento (UE) 2016/679, al D. lgs 10 agosto 2018, n. 101 e al Codice in materia di protezione dei dati personali, D. lgs 30 giugno 2003, n. 196, così come modificato dal predetto D. lgs n. 101 del 2018. Detti intermediari agiscono quali autonomi Titolari del trattamento dei dati personali e garantiscono che le informazioni contenute nelle Certificazioni Uniche degli utenti saranno trattate esclusivamente da soggetti espressamente designati quali “Persone autorizzate”, che agiscono sotto la loro diretta autorità, nel rispetto dell’articolo 4, n. 10, del Regolamento UE 2016/679 e dell’articolo 2-quaterdecies del Codice in materia di protezione dei dati personali, d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196, così come modificato dal d.lgs. n. 101 del 2018.
In tale ambito i Titolari istruiscono le “Persone autorizzate” sul corretto utilizzo delle funzionalità dei collegamenti, richiamando anche le responsabilità connesse ad un eventuale uso illegittimo dei dati.
Per le diverse categorie di intermediari, l’Istituto si riserva di disciplinare ulteriormente le regole di accesso ai sistemi – a tal fine eventualmente prescrivendo il rispetto di particolari misure di sicurezza – e di dettagliare, nei casi in cui ne ravvisi la necessità, apposite modalità tecniche di prelievo delle Certificazioni Uniche. In particolare, per i Centri di Assistenza Fiscale che ne facciano richiesta, è possibile prelevare la Certificazione Unica in cooperazione applicativa.
L’Istituto eseguirà il tracciamento degli accessi ai dati tramite registrazioni che consentano di verificare a posteriori le operazioni eseguite da ciascun operatore e, tra gli intermediari che hanno effettuato l’accesso al servizio di prelievo della Certificazione Unica, effettuerà appositi controlli richiedendo anche la trasmissione all’INPS delle copie scannerizzate delle deleghe e dei documenti d’identità degli utenti interessati. La trasmissione della suddetta documentazione dovrà avvenire entro e non oltre 48 ore dalla ricezione della richiesta.
In ogni caso, la delega in originale e la copia di un documento di riconoscimento dell’interessato devono essere conservati dagli intermediari per almeno tre anni dal rilascio ed esibiti a richiesta dell’INPS per eventuali controlli. Tale onere di conservazione non sussiste se l’intermediario ha inserito in procedura la scansione della delega e del documento di riconoscimento del soggetto interessato.
L’intermediario assicura il rispetto del divieto di utilizzo di dispositivi automatici (robot), che permettano di consultare in forma massiva i dati e di replicare le informazioni rese disponibili in autonome banche dati. L’Istituto adotta sistemi automatizzati di controllo degli accessi per prevenire casi di anomalia, sia per la ripetuta visualizzazione della Certificazione Unica afferente lo stesso codice fiscale da parte di diversi operatori, sia
per gli accessi massivi tramite procedure automatizzate. Per tale seconda casistica è attivo un software specifico, denominato “Test Captcha”, consistente in una o più domande e risposte, tese a verificare che l’accesso in corso stia avvenendo ad opera di una persona fisica.
Nei casi di violazione di dati personali, al fine di ottemperare agli obblighi di notifica al Garante e di comunicazione agli interessati (c.d. “data breach”), nei termini di cui agli artt. 33 e 34 del Regolamento (UE) 2016/679 e nel rispetto delle prescrizioni dettate dall’Autorità con il Provvedimento del 30 luglio 2019 n. 157, gli intermediari assicurano piena collaborazione all’INPS, a cui forniscono tempestivamente ogni informazione utile in ordine agli eventi rischiosi eventualmente occorsi nell’ambito dei trattamenti effettuati, se tali situazioni possano avere un impatto significativo per i diritti e le libertà delle persone fisiche.